5 valkuilen waardoor de projectkosten hoger kunnen uitvallen dan begroot

Bij grotere projecten kan het weleens voorkomen dat het budget wordt overschreden. Voor de klant kan dit logischerwijs leiden tot frustratie. Maar ook voor de projectorganisatie zelf, is dit niet fijn. Je wilt uiteraard aan de verwachting van je klant voldoen. Zowel de projectorganisatie als de klant zijn er samen verantwoordelijk voor dat het project volgens planning verloopt. Het is dan ook uitermate belangrijk om voor de start van het project samen duidelijk te hebben wie welke verantwoordelijkheid heeft. Inmiddels hebben we bij Blisss meer dan 150 projecten mogen begeleiden. Ook wij hebben weleens meegemaakt dat de kosten hoger zijn uitgevallen dan van tevoren was begroot. In dit blogartikel delen we graag 5 redenen waarom de kosten van een project hoger kunnen uitvallen.

Pas op voor volgende (project)valkuilen

Valkuil 1: De scope  wordt breder getrokken dan dat die vooraf begroot is.

Wanneer er een project start, wordt de offerte in sommige gevallen, zowel aan de kant van de klant als bij de projectorganisatie, zo klein mogelijk gehouden. Wij ervaren, wanneer we uiteindelijk bezig zijn met het project, dat de klant graag meer wilt tijdens het project. Uiteraard zullen de kosten dan ook gaan stijgen.   

Oplossing: Meer werk is voor ons geen probleem! Dan is het uiteraard wel belangrijk dat er vernieuwde en duidelijke afspraken gemaakt worden. Wees je daar allebei dus goed van bewust! Het is beter om er samen voor te kiezen om het oorspronkelijke project af te ronden en daarna een nieuwe fase in te gaan om de nieuwe wensen te realiseren. 

Valkuil 2: Achteraf pas blijkt dat er verkeerde keuzes  zijn gemaakt.

Wanneer de klant minder ervaring heeft op het gebied van projectmanagement, is diegene compleet afhankelijk van de projectmanager. De projectmanager kan de klant alleen helpen op het gebied van planning en budget. Wanneer er achteraf andere wensen en behoeftes van een klant boven water komen drijven, zal dat extra kosten met zich meebrengen om te realiseren.  

Oplossing: Om dit voor te zijn gaan we bij Blisss eerst samen met de klant een diagnosefase in. Het is cruciaal dat de key-users bij het ontwerp van het proces (diagnose) al betrokken zijn. Het mag bijvoorbeeld niet zo zijn dat de directeur een maand voor de live-gang pas gaat kijken hoe het allemaal werkt.  

Valkuil 3: Er is uiteindelijk te weinig tijd gereserveerd.

Dat kan altijd natuurlijk! De klant kan ook dingen onderschatten, net zoals dat aan onze kant kan gebeuren. Helaas zitten hier wel wat haken en ogen aan.. Uitloop van tijd heeft namelijk niet alleen consequenties voor de planning, maar daarmee komt het budget ook in de knel. Vanwege onder andere extra overleg uren of updates die nodig zijn.  

Oplossing: Zorg voor voldoende tijd en draagvlak. Een ERP implementatie kost de betrokken personen over een periode van meerdere maanden vaak een dag per week. Dat vraagt teveel om even tussendoor te doen en daarom moet de tijd en ruimte hiervoor bewust gecreëerd worden die het verdiend. 

Valkuil 4: Een bedrijf kan groeien en veranderen.

Dit gebeurt ook tijdens een project dat loopt binnen een bedrijf. Dit kan een langdurig project zijn en dan is het lastig wanneer er  personeelswisselingen  plaatsvinden. Dit kan aan beide kanten voor ‘problemen’ zorgen bij het projectmanagement op het gebied van planning en budget. Het kan namelijk gebeuren dat er dubbel werk gedaan moet worden of dat een personeelslid opnieuw een training moet volgen. 

Oplossing: Zorg ervoor dat het project wordt gedragen door meerdere personen binnen de organisatie en leg niet al het werk bij één persoon neer. Door het werk te spreiden is het wegvallen van één persoon makkelijker op te vangen. 

Valkuil 5: Er is niet duidelijk genoeg  gecommuniceerd  naar elkaar.

Hierdoor kunnen de afspraken over ‘wie wat doet’ en welke taken diegene heeft, niet worden nagekomen of zijn de afspraken tijdens een project onduidelijk. 

Oplossing: Maak de rollen van betrokken personen aan elkaar kenbaar en betrek iemand op basis van zijn rol, niet omdat hij/zij tijd over heeft. Zorg ervoor dat bij meetings ook de personen aan tafel zitten die betrokken zijn bij het te bespreken onderwerp en dat bij belangrijke meetings de personen aan tafel de bevoegdheid hebben om te beslissen.  

Je weet nu waarom het kan gebeuren dat de projectkosten hoger uitvallen dan begroot. Je hebt nooit 100% de controle over hoe het project zal gaan verlopen, aangezien je ook te maken hebt met externe factoren. Beide partijen kunnen zich het beste zo goed mogelijk proberen te focussen op zaken waar ze wel invloed op kunnen uitoefenen. In de blog van volgende week zoomen we dieper in op hoe je samen ervoor zorgt grip te houden op het project. 

👉 Ben je van plan om binnenkort een ERP-traject te starten en ben je benieuwd hoe we dit samen stapsgewijs tot een succes kunnen brengen? Neem dan contact met ons op en wij kijken graag met je mee wat we voor elkaar kunnen betekenen tijdens een project.

Vergelijkbare interessante artikelen voor jou

slider_img
8 redenen waarom groothandels en productiebedrijven duurzaamheid niet meer kunnen negeren
Lees meer
slider_img
Hoe kan Blisss jou helpen met Power Apps?
Lees meer
slider_img
De bezoekersregistratie app
Lees meer
slider_img
De slimme bussen Power App van PPC
Lees meer
slider_img
Waarom zou je ervoor kiezen om een Power App te bouwen?
Lees meer
slider_img
Wat is het Power Platform van Microsoft?
Lees meer
slider_img
Werk slimmer met Microsoft Copilot in Dynamics 365 Business Central
Lees meer
slider_img
De huidige stand van zaken wat betreft AI in de groothandel- en productiesector
Lees meer
slider_img
Duurzame groei en innovatie bij Lolaar door het inzetten van branchespecifieke softwareoplossingen
Lees meer
slider_img
Wat gaat de impact zijn van AI (artifical intelligence) op de groothandels- en productiesector?
Lees meer
slider_img
Veelgestelde vragen over Power Apps
Lees meer
slider_img
Blisss en gAvilar versterken hun langdurige samenwerking met een upgrade van Navision naar Business Central.
Lees meer
slider_img
Power Apps in combinatie met Dynamics 365 Business Central
Lees meer
slider_img
Ontdek de kracht van AI-Chatbots voor jouw groothandel
Lees meer
slider_img
Microsoft Power Apps: Transformeer bedrijfsprocessen binnen jouw organisatie
Lees meer
slider_img
Hoe het Zero Trust Model jouw bedrijf kan beveiligen
Lees meer
slider_img
Hoe GRIPP je helpt bij het beheren van updates
Lees meer
slider_img
Van Excel naar Power BI
Lees meer
slider_img
Houd phishing buiten de deur: tips voor een veilige inbox
Lees meer
slider_img
Digitale veiligheid: zijn we wel zo alert als we denken?
Lees meer
slider_img
Meer klanten binden met marketing automation: zo doe je dat!
Lees meer
slider_img
ERP-selectie: Hoe maak je de beste keuze voor jouw onderneming?
Lees meer
slider_img
Van weerstand tot acceptatie: de rol van verandermanagement
Lees meer
slider_img
Nieuwe stap vooruit: Blisss nu officieel Microsoft Solutions Partner
Lees meer
slider_img
Hoe houd je grip op een project?
Lees meer
slider_img
Orders en facturen goedkeuren was nog nooit zo makkelijk
Lees meer
slider_img
ROI wat betekent het? En waarom is het zo belangrijk?
Lees meer
slider_img
Naviplast een handige oplossing voor de kunststofverwerkende industrie
Lees meer
slider_img
Verbeter je productieproces met Blisss Shop Floor Control en ERP
Lees meer
slider_img
Vereenvoudig documentbeheer met Document Capture voor Microsoft Dynamics 365 Business Central
Lees meer
slider_img
Waarom kiezen voor software as a service (SaaS)?
Lees meer
slider_img
5 manieren om een optimale ROI te bereiken door middel van een ERP-oplossing
Lees meer
slider_img
Stap voor stap: Het bouwen van een digitaal ecosysteem voor jouw groothandel
Lees meer
slider_img
Van tekening tot productie: CAD-software en ERP samen in actie
Lees meer
slider_img
Ben jij al bekend met de integratiemogelijkheden van Microsoft 365 en Business Central?
Lees meer
slider_img
De werkwijze van Blisss: snel schakelen en gebruik maken van elkaars expertise.
Lees meer
slider_img
Welke e-commerce oplossing is het meest geschikt voor Business Central?
Lees meer
slider_img
In de wolken zijn met Business Central: kies voor een veilige cloudoplossing
Lees meer
slider_img
Wat komt er allemaal kijken bij de livegang van een nieuw softwarepakket?
Lees meer
slider_img
Uitdagende tijden vragen om automatisering in de wereld van productie
Lees meer
slider_img
Hoe ziet Industrie 4.0 er in de praktijk uit?
Lees meer
slider_img
De rol van ERP in Industrie 4.0
Lees meer
slider_img
Automatiseren: waarom, hoe en wat levert het op?
Lees meer
slider_img
Hoe geef je jouw klant altijd direct de juiste informatie?
Lees meer
slider_img
Voel je niet bedreigd door marketplaces
Lees meer
slider_img
Hoe speel ik als groothandel in op de nieuwe behoeften van mijn klant?
Lees meer
slider_img
Tips en tricks voor effectieve communicatie
Lees meer
slider_img
Het ERP-systeem: maak het niet ingewikkelder dan het is
Lees meer
slider_img
ERP & MES: de perfecte combinatie voor de Kunststofindustrie
Lees meer