Orders en facturen goedkeuren was nog nooit zo makkelijk

Als groothandel of productiebedrijf heb je een constante stroom van interne documenten en in- en uitgaande facturen en offertes. Wanneer de interne procedures een of meerdere controlemomenten behoeven, kan dit proces onnodig lang duren. Een geprinte factuur of offerte belandt op een grote stapel met papieren op het bureau van een collega en ligt dagen of weken te wachten op een krabbel ter goedkeuring.

Wil jij het orderproces of interne procedures versnellen, versimpelen en tegelijkertijd in een oogopslag overzicht krijgen van de status?

Dat kan. Hieronder vind je 5 tips.

Tip 1. Breng de goedkeuringsstromen goed in kaart

Heb helder welke goedkeuringsstromen er binnen de organisatie zijn en hoe die verlopen. Wellicht zijn er bij de verschillende afdelingen verschillende goedkeuringsstromen, breng die allemaal in kaart. Er zijn verschillende tools die je hierbij kunnen helpen, bijvoorbeeld Creately.

Tip 2. Gebruik de juiste tools

Het is belangrijk dat je een of twee tools kiest waar goedkeuringen binnenkomen. Het kan bijvoorbeeld via je mailbox, het ERP-systeem of via een goedkeuringsapp. Er zijn diverse mogelijkheden. Maak een keuze en richt het proces strak in.

Tips 3. Richt de tools slim in

Zorg ervoor dat je het goedkeuringsproces in een applicatie houdt, zodat collega’s niet hoeven te wisselen tussen tools. Dit bespaart hen veel opzoektijd. Richt deze tools slim in en maak koppelingen met andere tools, bijvoorbeeld de agenda en de mail.

Tip 4. Maak de slimme koppelingen in Teams

Gebruiken jullie Microsoft Teams in de organisatie? Dan kan je het hier slim inrichten. In Teams maak je namelijk gemakkelijk koppelingen met andere tools, bijvoorbeeld met Business Central. Je kunt zo de goedkeuringen via Teams laten verlopen. Collega’s krijgen automatisch een melding wanneer er een document ter controle of goedkeuring voor hen klaarstaat in een applicatie waarmee ze al bekend zijn. Zo houd je het simpel.

Tip 5. Kies een verantwoordelijke

Stel een verantwoordelijke binnen de organisatie aan om de goedkeuringsprocessen te monitoren. Iemand die het overzicht houdt, collega’s helpt om hun stukje goed te managen én die waar nodig ondersteuning biedt op technologisch gebied.

Je zorgt ervoor dat documenten niet op het verkeerde bureau belanden of zoekraken door de goedkeuringsprocessen in de organisatie in kaart te brengen en deze slim in te richten met behulp van de juiste tools. Daarnaast hoef je geen documenten meer uit te printen of te scannen en ben je zowel efficiënter als duurzamer aan het ondernemen.

Wil je graag aan de slag met een of meerdere van de bovenstaande tips? Wij helpen je graag. Neem contact met ons op voor een kennismakingsgesprek of bekijk onze website.