Werkinstructie Boekjaar afsluiten

Het boekjaar afsluiten is een jaarlijks terugkerende taak waarbij we elk jaar toch weer even diep moeten nadenken hoe het ook alweer uitgevoerd moet worden. Vanuit Blisss leiden wij jou met deze instructie stap voor stap door dit proces.

1. Nieuwe Boekingsgroepen

We starten met het controleren of er al nieuwe boekingsperioden zijn voor het nieuwe jaar. Zo niet, dan
maken we deze direct aan.

1. Zoek naar de pagina “Boekingsperioden”

2. Indien er voor het nieuwe jaar nog geen boekingsperioden in de lijst staan, maken we deze nu aan.
a. Voor Business Central: Druk op de knop “verwerken” en kies vervolgens voor “nieuw jaar”
b. Voor Navision: Druk op de knop “Nieuw jaar”. Soms zit deze knop achter “Acties”

3. Maak nu voor elke periode (maand bijvoorbeeld) een regel aan.

2. Nr.-reeksen

Indien uw documenten een nummerreeks gebruiken met daarin het jaartal verwerkt (bijvoorbeeld SO2020-0001) is dit het moment ook deze klaar te zetten voor het nieuwe jaar.
1. Zoek naar de pagina “Nr.-reeks”
2. Selecteer de regel met de nr.-reeks die u wilt controleren of wijzigen.
3. Kies “Navigeren”
4. Kies “Regels”

5. Controleer of er al een correcte regel staat met een begindatum van 1 januari van het nieuwe jaar.
6. Zo niet maak deze dan nu aan.

3. Oude boekingsperiode sluiten

Wanneer u zeker weet dat u geen wijzigingen meer hoeft door te voeren in het boekjaar kunt u het
afsluiten.
1. Zoek de pagina Boekingsperioden.
2. Op de pagina Boekingsperioden selecteert u een regel van het boekjaar dat u wilt afsluiten.
a. Voor Business Central: Druk op de knop “verwerken” en kies vervolgens voor “Jaar sluiten”
b. Voor Navision: Druk op de knop “Jaar sluiten”. Soms zit deze knop achter “Acties”
3. Bevestig de melding met “Ja” wanneer u het zeker weet.

Het boekjaar is nu afgesloten en de selectievakjes Afgesloten en Geblokkeerd zijn ingeschakeld voor alle perioden van het jaar. U kunt het boekjaar niet meer openen en de selectievakjes Afgesloten en
Geblokkeerd niet uitschakelen.

Zelfs als een boekjaar is afgesloten, kunt u er nog steeds grootboekposten voor boeken. Als u dit doet,
worden de posten gemarkeerd als zijnde geboekt naar een afgesloten boekjaar en wordt het veld
Naboeking geselecteerd.

4. Afsluiten Winst en Verliesrekening

Wanneer een boekjaar is afgelopen, moet u de hierin opgenomen perioden afsluiten. Voer hiervoor de
batchverwerking Afsluiten WenV-rekening uit. Met deze taak wordt het jaarresultaat overgeboekt naar
een rekening op de balans en worden de resultatenrekeningen afgesloten. In een dagboek worden
regels gemaakt die u vervolgens kunt boeken.

U kunt deze procedure herhalen telkens wanneer u boekt naar een afgesloten boekjaar.

1. Zoek naar de Taak “Afsluiten WenV-rekening”

2. Vul nu de volgende velden:
a. Einddatum ingeven
b. Financieel dagboek sjabloon kiezen
c. Financieel dagboekbatch kiezen
d. Documentnummer ingeven
e. Rekening opgeven voor resultaat lopend boekjaar > Dit is doorgaans een Balansrekening
f. Boeken naar rekening voor ingehouden winst > Saldo of Resultaat
g. Boekingsomschrijving

3. Er staan nu regels voor u klaar in het Diversendagboek (In Navision is dit het Memoriaal-dagboek).
4. U kunt deze controleren en vervolgens boeken.

Als je deze stappen doorloopt moet het helemaal goedkomen. Kom je er toch niet helemaal zelf uit en heb je nog vragen? Neem dan contact op met jouw vaste consultant.

 

 


Geplaatst op