Wat is een RFI – Request For Information

Een RFI oftewel request for information wordt door veel bedrijven aangevraagd als ze in het oriëntatieproces zitten op zoek naar een nieuwe leverancier. Naast het begrip RFI bestaat er ook een RFQ (request for quotation) en een RFP (request for proposal). Hoewel deze begrippen erg op elkaar lijken hebben ze allemaal verschillende betekenissen en dienen ze verschillende doelen binnen het inkoopproces.

Dus hoe beslis je welk RF-document je moet gebruiken tijdens jouw zoektocht naar de geschikte leverancier? Eerst zal je bij jezelf moeten nagaan wat je precies wilt bereiken met het inzenden van het desbetreffende RF-document.

Een rfq (request for information) opstellen

Het verschil tussen een RFI, RFQ en RFP

Het verschil zit het met name in welke informatie ze verschaffen, namelijk:

  • Een RFI informeert – RFI antwoorden verkennen hoe een leverancier een probleem zou kunnen oplossen of een behoefte zou kunnen vervullen
  • Een RFQ kwantificeert – RFQ antwoorden geven de kosten van het voldoen aan een specifieke behoefte
  • Een RFP vergelijkt – RFP reacties evalueren de verdiensten van elke leverancier in vergelijking met anderen

Hoe zijn RFIs, RFQs en RFPs aan elkaar gerelateerd?

RFI’s, RFQ’s en RFP’s worden vaak in combinatie met elkaar of onafhankelijk van elkaar gebruikt. Soms zul je moeten beginnen met een request for information om jouw markt beter te leren begrijpen, en dan met die kennis kun je overgaan tot het uitvaardigen van een RFQ of RFP. Elk is een ander instrument, dus welke moet je gebruiken?

Alle drie de aanvragen worden al tientallen jaren wereldwijd gebruikt om relevante informatie van potentiële leveranciers te verkrijgen en zijn bedoeld om een eerlijk en gelijk gewogen proces te creëren en vast te stellen waarbij alle leveranciers, zowel gevestigde als potentiële, een kans hebben om een ‘voorkeursleverancier’ van een bedrijf te worden. Zij hebben een belangrijke rol gespeeld bij het beperken van bedrijfsrisico’s, het standaardiseren van processen, kostenbesparingen en het vermijden van kosten”.

Het kerndoel van elk type RF-document is het helpen selecteren van de perfecte leverancier. Om de perfecte leverancier te selecteren, heb je antwoorden nodig op al jouw kritische vragen, maar hoe zorg je ervoor dat je de juiste vragen stelt? Het komt er vaak op neer of je een request for information (RFI), een request for quotation (RFQ), of een request for proposal (RFP) moet uitgeven.

Wat probeer je te bereiken met jouw verzoek aan een leverancier?

Begin met het beantwoorden van deze vragen:

  • Weet je welke vragen je een leverancier moet stellen?
  • Zijn jouw vragen zeer specifiek of meer algemeen?
  • Heb je al een lijst van voorkeursleveranciers (een shortlist)?
  • Moet je het werk uitbesteden via een formeel RFP-proces?
  • Werk je met vaste of nieuwe leveranciers?
  • Weet je precies waar je naar op zoek bent, of wil je dat de leveranciers suggesties doen?

Is een RFI noodzakelijk bij een ERP-traject?

Bij Blisss helpen we bedrijven bij het implementeren van de ERP-software Microsoft Dynamics 365 Business Central. Het kiezen van een geschikte ERP-leverancier is geen licht besluit. Je gaat voor langere tijd een samenwerking aan en wilt wel van tevoren goed weten of de verwachtingen matchen met wat jij voor ogen hebt.

Waarschijnlijk ga je daarom eerst met verschillende ERP-leveranciers in gesprek. Op basis van die gesprekken kom je uiteindelijk tot een beslissing.

Maar wat als je onderzoek wilt doen naar leveranciers op grote schaal? Je gaat niet met 50 verschillende ERP-leveranciers een kennismakingsgesprek + demonstratie inplannen. Dat neemt uiteraard veel te veel tijd in beslag. In dat geval kun je het beste gebruikmaken van een request for information.

Je stelt een vragenlijst op met wensen die belangrijk voor jou zijn en stuurt die op naar een X aantal leveranciers. Op basis van de reacties kun je de leveranciers eruit filteren die toch geen match blijken te zijn. Er blijft dan een shortlist over. Deze bedrijven kun je vervolgens uitnodigen voor een gesprek.

Checklist RFI – welke vragen kan je stellen aan een ERP-leverancier?

Wij schreven een Whitepaper ‘van jouw bedrijfsproces naar het juiste ERP-pakket’. Hierin staan ook vragen die je aan iedere ERP-leverancier kunt stellen. Wij nemen ze graag even door met je.

  1. BIJ HOEVEEL AANBIEDERS VAN HET PAKKET KAN IK TERECHT?

Ben je afhankelijk van jouw leverancier, of zijn er andere leveranciers die het stokje kunnen overnemen? Bijvoorbeeld wanneer de leverancier failliet gaat of wanneer je niet tevreden bent over de leverancier. Consequentie kan anders zijn dat je jouw investering volledig kwijtraakt.

  1. DOOR HOEVEEL KLANTEN WORDT HET PAKKET WERELDWIJD GEBRUIKT?

Hoeveel ervaring is er reeds in de markt met het ERP-pakket? Worden er voldoende inkomsten gegenereerd om het pakket te blijven ondersteunen?

  1. DOOR HOEVEEL GEBRUIKERS WORDT HET PAKKET WERELDWIJD GEBRUIKT?

Zelfde reden als bij vraag 2.

  1. IS HET PAKKET MAKKELIJK UIT TE BREIDEN MET SPECIFIEKE MODULES OF KOPPELINGEN?

Aangezien geen enkel ERP-pakket alles kan, is het zeer zinvol om hier onderzoek naar te doen.

  1. IS DE ERP-LEVERANCIER GROEIENDE?

Dit is een belangrijke vraag om vast te kunnen stellen of jouw leverancier het goed doet in de markt. Groeit het personeel van de leverancier? Groeit het aantal implementaties en de omzet? Dit kan belangrijk zijn om te bepalen wat het succes van de leverancier is, maar ook zeker om te bepalen wat de kans is dat de leverancier er over 10 jaar nog is.

*Lees de overige 7 vragen in onze gratis te downloaden brochure

Van jouw bedrijfsproces naar het juiste ERP-pakket

In deze brochure delen we:

✅ Onze ervaringen
✅ De do’s & don’ts in het keuzeproces naar een nieuw ERP-pakket
✅ Een standaard vragenlijst die je kunt gebruiken bij de aanvraag van informatie bij jouw potentiële ERP-leveranciers.

 

 


Geplaatst op