Een RFI oftewel request for information wordt door veel bedrijven aangevraagd als ze in het oriëntatieproces zitten op zoek naar een nieuwe leverancier. Naast het begrip RFI bestaat er ook een RFQ (request for quotation) en een RFP (request for proposal). Hoewel deze begrippen erg op elkaar lijken hebben ze allemaal verschillende betekenissen en dienen ze verschillende doelen binnen het inkoopproces. Dus hoe beslis je welk RF-document je moet gebruiken tijdens jouw zoektocht naar de geschikte leverancier? Eerst zal je bij jezelf moeten nagaan wat je precies wilt bereiken met het inzenden van het desbetreffende RF-document.
Het verschil zit het met name in welke informatie ze verschaffen, namelijk:
RFI’s, RFQ’s en RFP’s worden vaak in combinatie met elkaar of onafhankelijk van elkaar gebruikt. Soms zul je moeten beginnen met een request for information om jouw markt beter te leren begrijpen, en dan met die kennis kun je overgaan tot het uitvaardigen van een RFQ of RFP. Elk is een ander instrument, dus welke moet je gebruiken?
Alle drie de aanvragen worden al tientallen jaren wereldwijd gebruikt om relevante informatie van potentiële leveranciers te verkrijgen en zijn bedoeld om een eerlijk en gelijk gewogen proces te creëren en vast te stellen waarbij alle leveranciers, zowel gevestigde als potentiële, een kans hebben om een ‘voorkeursleverancier’ van een bedrijf te worden. Zij hebben een belangrijke rol gespeeld bij het beperken van bedrijfsrisico’s, het standaardiseren van processen, kostenbesparingen en het vermijden van kosten”.
Het kerndoel van elk type RF-document is het helpen selecteren van de perfecte leverancier. Om de perfecte leverancier te selecteren, heb je antwoorden nodig op al jouw kritische vragen, maar hoe zorg je ervoor dat je de juiste vragen stelt? Het komt er vaak op neer of je een request for information (RFI), een request for quotation (RFQ), of een request for proposal (RFP) moet uitgeven.
Begin met het beantwoorden van deze vragen:
Bij Blisss helpen we bedrijven bij het implementeren van de ERP-software Business Central. Het kiezen van een geschikte ERP-leverancier is geen licht besluit. Je gaat voor langere tijd een samenwerking aan en wilt wel van tevoren goed weten of de verwachtingen matchen met wat jij voor ogen hebt.
Waarschijnlijk ga je daarom eerst met verschillende ERP-leveranciers in gesprek. Op basis van die gesprekken kom je uiteindelijk tot een beslissing.
Maar wat als je onderzoek wilt doen naar leveranciers op grote schaal? Je gaat niet met 50 verschillende ERP-leveranciers een kennismakingsgesprek + demonstratie inplannen. Dat neemt uiteraard veel te veel tijd in beslag. In dat geval kun je het beste gebruikmaken van een request for information.
Je stelt een vragenlijst op met wensen die belangrijk voor jou zijn en stuurt die op naar een X aantal leveranciers. Op basis van de reacties kun je de leveranciers eruit filteren die toch geen match blijken te zijn. Er blijft dan een shortlist over. Deze bedrijven kun je vervolgens uitnodigen voor een gesprek.
Wij schreven een Whitepaper ‘van jouw bedrijfsproces naar het juiste ERP-pakket’. Hierin staan ook vragen die je aan iedere ERP-leverancier kunt stellen. Wij nemen ze graag even door met je.
Ben je afhankelijk van jouw leverancier, of zijn er andere leveranciers die het stokje kunnen overnemen? Bijvoorbeeld wanneer de leverancier failliet gaat of wanneer je niet tevreden bent over de leverancier. Consequentie kan anders zijn dat je jouw investering volledig kwijtraakt.
Hoeveel ervaring is er reeds in de markt met het ERP-pakket? Worden er voldoende inkomsten gegenereerd om het pakket te blijven ondersteunen?
Zelfde reden als bij vraag 2.
Aangezien geen enkel ERP-pakket alles kan, is het zeer zinvol om hier onderzoek naar te doen.
Dit is een belangrijke vraag om vast te kunnen stellen of jouw leverancier het goed doet in de markt. Groeit het personeel van de leverancier? Groeit het aantal implementaties en de omzet? Dit kan belangrijk zijn om te bepalen wat het succes van de leverancier is, maar ook zeker om te bepalen wat de kans is dat de leverancier er over 10 jaar nog is.