Wat is een document management system (DMS)?

Herken je dit? Een collega vraagt om één specifiek document die hij nodig heeft voor een gesprek met de klant. Nu heb jij dit document ergens opgeslagen maar waar? Na alle bestanden en mapjes drie keer bekeken te hebben, vind je eindelijk het document wat je zoekt. Met een document management system is dit eindeloze zoeken voorbij!  

Wat doet een document management system? 

Een document management system zorgt ervoor dat het beheer van de documenten wordt geautomatiseerd. Door een DMS wordt er optimaal gebruik gemaakt van de beschikbaarheid van de documenten. De informatie die de desbetreffende documenten bevatten zijn te allen tijde beschikbaar. Kortom zorgt een document management system ervoor dat alle documenten op het juiste moment bij de juiste persoon is.  

5 voordelen document management system 

  • Documenten voor iedereen beschikbaar  
  • Documenten beveiligd beheert  
  • Efficiëntere samenwerking 
  • Verhoging van de productiviteit 
  • Gemakkelijker maken van back-up & noodherstel 

DMS & ERP-systeem 

 Met een ERP-systeem kan je al jouw bedrijfsprocessen automatiseren. Zo kan ook het documenten beheer worden geautomatiseerd met een document management system. Een voorbeeld van een ERP-systeem is Microsoft Dynamics 365 Business Central. Met een ERP-systeem zoals Business Central is het mogelijk om een DMS te integreren. Een voorbeeld van een DMS is Microsoft SharePoint. Wil je meer weten over een document management system, of Business Central? Neem dan contact met ons op, we helpen je graag! 


Geplaatst op