Privé: Tips om binnen je projectbudget te blijven

Bij grotere complexe projecten zie je vaak terug dat het budget wordt overschreden. We zouden liegen als we zeggen dat dit nog nooit is voorgekomen bij projecten van Blisss. Het liefste voldoe je aan de verwachtingen van je klant zodat iedereen tevreden is. Alleen zijn er vaak verschillende oorzaken te herleiden die ervoor zorgen dat de uiteindelijke projectkosten hoger uitvallen dan begroot. Nadat wij inmiddels meer dan 150 projecten hebben uitgevoerd kunnen wij vanuit onze ervaring goed aangeven wat de pijnpunten zijn en hoe je samen er zo goed mogelijk voor kunt zorgen om binnen het projectbudget te blijven.

Hogere kosten hoe komt dat?

Verwachtingsmanagement speelt een grote rol bij het realiseren van succesvolle projecten. Wanneer we naar onze projectmanagement kijken bij Blisss, ervaren wij ook wel eens een projectbudget overschrijding. Hoe komt dit? Onderstaand hebben we op een rijtje gezet wat hier de voornaamste redenen voor zijn:

  • De scope wordt breder getrokken dan dat die vooraf begroot is. Wanneer er een project wordt gestart wordt de offerte in sommige gevallen zowel aan de kant van de klant als bij Blisss zo klein mogelijk gehouden. Wij ervaren, wanneer we uiteindelijk bezig zijn met het project, dat de klant meer wil tijdens het project. Meer werk is voor ons geen probleem! Máár dan is het wel belangrijk dat er vernieuwde en duidelijke afspraken gemaakt worden.

 

  • De klant geeft aan dat er verkeerde keuzes zijn gemaakt achteraf. Wanneer de klant minder ervaring heeft op het gebied van projectmanagement, is diegene compleet afhankelijk van de projectmanager. De projectmanager kan alleen de klant voorzien in een complete service op het gebied van planning en budget. Wanneer er achteraf andere wensen en behoeftes van een onervaren klant naar boven komen drijven, kan dit van te voren niet voorkomen worden.

 

  • Er is aan de klantkant op een of andere manier onvoldoende tijd Dat kan altijd! De klant kan ook dingen onderschatten, net zoals dat aan onze kant kan gebeuren. Helaas zitten hier wel haken en ogen aan.. Uitloop van tijd heeft namelijk niet alleen consequenties voor de planning maar daarmee komt het budget ook in de knel. Vanwege onder andere extra overleguren of updates die zijn ingehaald.

 

  • Een bedrijf kan groeien en veranderen. Dit gebeurt ook tijdens een project die loopt binnen een bedrijf. Dit kan een langdurig project zijn en dan is het lastig wanneer er personeelswisselingen Dit kan aan beide kanten voor ‘problemen’ zorgen bij het projectmanagement op het gebied van planning en budget. Het kan namelijk voorkomen dat er dubbel werk gedaan moet worden of dat een personeelslid opnieuw een training moet volgen.

 

  • Er is niet duidelijk genoeg gecommuniceerd naar elkaar. Hierdoor kunnen de afspraken over ‘wie wat doet’ en welke taken diegene heeft worden niet nagekomen of zijn de afspraken tijdens een project onduidelijk.

 

Hoe kan je dit voorkomen?

Je weet nu hoe belangrijk het is om met een realistisch budget een projectproces in te gaan. Wanneer er vanuit een bedrijf gewerkt wordt met een realistisch budget zal dat effect hebben op de geloofwaardigheid en een positief effect hebben op toekomstige projecten. Dus waar moet jij op letten? Welke kritische vragen kun je stellen? En welke kritische vragen moet je aan jezelf stellen?

Maak voor jezelf als eerste duidelijk of je scope realistisch is. Wanneer je deze omschrijving over wat er gedaan moet worden helder hebt, werkt dat om uiteindelijk je doel te realiseren. Kom je erachter dat de scope daadwerkelijk te groot is? Probeer dan samen tot een conclusie te komen dat het project wellicht in een fase één en twee opgeknipt kan worden, zodat het wel behapbaar wordt.

Wanneer er tijdens jouw project sprake is van risicofactoren, is het verstandig om hierop in te spelen tijdens jouw inschatting. Maak ruimte voor tegenvallers en risicofactoren en bespreek deze goed met elkaar. Wanneer er duidelijk gecommuniceerd wordt zullen tegenvallers niet als verassingen komen.

Waar ook goed over gecommuniceerd moet worden zijn afspraken. Is het duidelijk wat iedereen en wat de taken zijn? Dan is dit al een punt tijdens het projectmanagement waarin je in de samenwerking niet over hoeft te twijfelen. Bespreek ook goed over wat er niet wordt gedaan. Zo komen beide partijen voor geen verassing of tegenvaller te staan.

Scherp blijven tijdens het project

Een project is een tijdelijke manier van samenwerken, gericht op het opleveren van een uniek resultaat, dat bijdraagt aan het behalen van doelen. Wanneer de afspraken en de randzaken vooraf zijn besproken komt er ook veel kijken bij het proces tijdens het project. Hoe kan je grip houden op het budget dat vooraf is afgesproken en op dit moment wordt uitgegeven? Wat kan je doen als je tussentijds er toch achter komt dat er teveel of misschien wel minder begroot is dan uitgegeven?

Wanneer je zoekende bent binnen het proces en ook geen antwoord weet op deze bovenstaande vragen, is het aan te raden om tussentijdse evaluatiemomenten in te plannen. Als je momenten inplant tijdens een project, is het veel beter te overzien. Wanneer je alles voor je houdt en alles doorschuift naar het einde van het project, zal je het Big Bang effect krijgen. Dit kunnen mensen vaak niet in een keer relativeren en zal het als een tegenslag gezien worden. Wanneer je meerdere evaluatiemomenten inplant, blijft iedereen op de hoogte en kan diegene wennen aan veranderingen. Bij Blisss noemen we deze methode de ‘Sprint-Methodiek’.

Als je praat over evaluatiemomenten is het belangrijk om voor beide partijen verantwoordelijkheid van te voren op te bouwen. Zo zien beide partijen het belang van deze evaluatiemomenten in en raakt hij/zij automatisch meer betrokken. Zo krijgen ze ook meer inzicht en awareness over het project. Dit maakt het beter om ‘grip’ te krijgen over de situatie. Een verantwoordelijke klant weet al voordat de factuur min of meer komt hoe het project loopt. Een directeur die op afstand blijft ziet pas op het einde van het hele project een bonnetje. Hier is geen sprake van grip en dat kan voor wrijving zorgen.

Welke projecttools helpen je grip te houden?

Om op de meeste effectieve manier grip te houden op het project voeren we bij Blisss een open administratie. We geven de klant door middel van de tool JIRA een volledig inzicht in tickets, zodat ze zelf betrokken kunnen zijn en het stukje verantwoordelijkheid wordt aangewakkerd. Daarnaast spelen we in op de ‘Sprint-Methodiek’ om geen Big Bang effect te krijgen door wekelijks een factuur te sturen. Zo krijgen ze een tijdelijk inzicht en krijgen ze niet pas aan het eind van het project alle informatie. Daarbij is het wel hun eigen verantwoordelijkheid of ze er daadwerkelijk wekelijks naar kijken. Wij gebruiken bij Blisss bij grotere projecten een periodiek, vaak wekelijks maar niet altijd, projectoverleg tussen key-user en projectleider.

Bij Blisss is ons team verdeeld tussen junioren, medioren en senioren. De junioren worden meestal ingezet om de standaard werkzaamheden te verrichten, zodat we de duurdere medioren en senioren enkel gebruiken waar ze volledig tot hun recht komen. Zo is er altijd tijd voor evaluatiemomenten en een periodiek projectoverleg. Zo wordt er meegedacht met het budget van de klant, krijgen junioren de kans om beter te worden in het werk wat ze willen doen, kunnen medioren en senioren hun begeleiden en kunnen ze ingezet worden waar hun expertise daadwerkelijk tot zijn recht komt.

Ben jij op dit moment bezig met een project of ben je van plan te starten? Neem deze tips mee en verlies geen geld aan je projecten! Wanneer je je inkomsten, uitgaves, planning en het gehele projectmanagement beheerst zul je tot een succesformule komen mét een fijne samenwerking!

Nieuwsoverzicht

Geplaatst op