Tips en tricks voor effectieve communicatie

Als ondernemende professional wil je graag snel en effectief communiceren met collega’s, klanten en leveranciers. Hiervoor dient jouw organisatie wendbaar te zijn, wat betekent dat er inzicht is in wat er zich binnen de organisatie afspeelt en er snel wordt ingespeeld op dingen die afwijken of anders lopen.

Wendbaar word je op twee manieren. Je legt eigenaarschap bij collega’s die verantwoordelijk zijn voor een team, een groep klanten of een set aan werkzaamheden. Gaat er iets niet goed? Dan kun je het sneller signaleren als je helder hebt wie precies wat doet. Als zaken tussen wal en schip vallen, zie je vaak dat dingen niet snel of niet goed gaan.

Wendbaar zijn door eigenaarschap

Eigenaarschap komt onder andere voor in de sociotechniek, een manier van organiseren in productiebedrijven waarbij in het productieproces wordt gewerkt met zelfsturende teams. In plaats van alleen maar, bijvoorbeeld spiegeltjes aan de auto monteren, worden collega’s verantwoordelijk voor een deel van productieproces.

Hoe communiceer je snel en effectief met collega's, leveranciers en klanten?

 

Organiseren en automatiseren gaan hand in hand

Als je snel wilt communiceren en signaleren heb je goede software nodig. Als software partner denken we organisatiebreed met je mee. We maken hierbij onderscheid tussen organiseren middels eigenaarschap en automatiseren met rapportages en tooling.

Organiseren en automatiseren gaan hand in hand. Wanneer mensen zich verantwoordelijk voelen voor wat zij doen, wordt het maximale gehaald uit rapportages en tooling.

Rapportages draaien met Power BI

Bij Blisss draaien we bijvoorbeeld elke maandagochtend een rapportage. Zo weten we of we de week daarvoor goed hebben gedraaid. Door dit wekelijks te doen weten we spoedig of het een goede maand wordt, of er iets niet klopt en of we ergens moeten schakelen. Met behulp van Power BI zitten wij er bovenop. Zo kan het ook werken voor jou als groothandel of productiebedrijf. Wijkt een marge bij een klant af? Is een order niet goed ingeboekt? Dan kun je snel ingrijpen.

Standaard rapportages als jumpstart

Wat ons is opgevallen is dat eigenaars op afdelings- of teamniveau het lastig vinden om op de juiste KPI’s te sturen. Het blijkt heel lastig te zijn om ‘zomaar’ met wat rapporten te beginnen, dan blijken mensen niet goed te weten hoe of wat. Om hen hierbij te helpen hebben wij een aantal standaard rapportages ontwikkeld vanuit een aantal organisatierollen, deze zijn: voorraad, inkoop, magazijn, verkoop en boekhouding. Met deze standaardrapportages worden de verantwoordelijken uitgedaagd na te denken over de vraag: waar wil ik op meten? Zie deze standaardrapportages als een jumpstart, die een verantwoordelijke helpt om goed te kunnen schieten op de belangrijkste factoren en vervolgens hierop voor te bouwen.

Rapportages bundelen en delen in Teams

De rapportages die je draait kun je bundelen en delen met collega’s in Teams, zo kun je een team om een klant heen bouwen, intern informatie over die klant delen en samen sturing geven aan het account.

De kracht van overzichtelijke dashboards

Zoals we eerder vertelden creëer je met eigenaarschap betrokkenheid en kritisch denken. Met een overzichtelijk dashboard per eigenaar wordt daar waar je samen sturing aan geeft meetbaar. Je krijgt inzage in hoe jouw team scoort, je ziet progressie en resultaten. Je kunt snel vaststellen: doen we nog wel het goede en doen we het goede nog wel goed? Wil je als organisatie wendbaar zijn, dan is het belangrijk om deze vraag regelmatig te stellen op basis van de feiten en cijfers. Een overzichtelijk dashboard helpt je hierbij.

Heeft de informatie in deze blog iets in jou getriggerd? We gaan graag met jou in gesprek over hoe je door te organiseren en te automatiseren mooie bedrijfsresultaten behaalt. Neem contact met ons op.

Nieuwsoverzicht

Geplaatst op