Het implementatieplan van Blisss

Een ERP-pakket implementeren is niet slechts een kwestie van downloaden, installeren en klaar. Het is gebaseerd op bedrijfsprocessen en die zijn bij ieder bedrijf weer anders. Daarom vergt het implementeren van ERP-pakket een gestructureerde aanpak. Een aanpak die voor iedere klant werkt en die altijd het gewenste resultaat oplevert.

Bij Blisss is onze projectaanpak een aanpak die continu aan verandering onderhevig is. Nu klinkt dat zwaar, maar wij geloven altijd dat onze aanpak nog beter kan. Bij ieder project zien wij weer details waarop de aanpak verbeterd kan worden zodat het project nog gestroomlijnder loopt. Anderzijds is de wereld continu aan verandering onderhevig, dus het zou raar zijn als we bij Blisss achter zouden blijven.

Blisss heeft daarom een intern projectteam aangesteld, dat deze projectaanpak continu evalueert. Dit evalueren gebeurt met de betrokken projectmedewerkers. De projectmedewerkers van Blisss zelf, maar ook van de klant.

De huidige projectaanpak heeft de volgende uitgangspunten:

  • Een ERP-implementatie is niet zozeer een ICT-implementatie, maar een verandertraject. Dat betekent dat er veel stakeholders zijn en de verandering door de hele organisatie gedragen moet worden;
  • De onderzoeksfase is de belangrijkste fase van het traject. Hierin wordt onderzocht wat de klant daadwerkelijk wil. Maar nóg belangrijker: wat hij/zij nodig heeft;
  • Het project dient in behapbare brokken opgedeeld te worden, die tussentijds goed getest worden.

Dit uit zich in een zogenaamde iteratieve aanpak, die het meest op de Scrum-methode lijst. Waaruit bestaat onze aanpak in het kort?

Onderzoeksfase

In de onderzoeksfase ligt de focus op het bepalen van de behoeftes van de opdrachtgever. De opdrachtgever heeft vaak wel in zijn/haar hoofd wat het eindresultaat moet zijn, maar dat betekent niet direct dat het hele projectteam dit weet. Ook de opdrachtgever zelf weet niet hoe hij/zij bij dit eindresultaat uitkomt.

Tijds de onderzoeksfase zullen onze consultants dan ook met de diverse stakeholders om de tafel gaan zitten om de gewenste situatie te bespreken. De stakeholder (bijvoorbeeld hoofd inkoop Margreet) zal haar dagelijkse werkzaamheden op papier zetten, wat als gespreksvoer dient voor de consultant. Onze consultant doorloopt deze werkzaamheden met Margreet, om vervolgens concrete gebruikersverhalen te benoemen die uiteindelijk geïmplementeerd moeten worden. Ook benoemt de consultant de deelprocessen waaronder deze gebruikersverhalen vallen en de diverse ‘fits’ (punten die overeenkomen met het standaard ERP-pakket) en de ‘gaps’ (punten die niet overeenkomen met het standaard ERP-pakket). Zo ontstaat stapsgewijs het raamwerk van het project.

Iteraties

Iteratief werken kenmerkt zich door het inplannen van kleine brokken werk in vaste tijdseenheden. In ons geval tijdseenheden van vier tot zes weken. In onze projectaanpak betekent dat we gebruikersverhalen en de onderliggende taken zullen inplannen voor alleen de eerste iteratie. Na de eerste iteratie wordt hetgeen wat opgeleverd is, getest. Ook wordt er besloten welke gebruikersverhalen afgerond zijn, welke aangepast moeten worden en welke nog niet afgehandeld zijn. Daarmee wordt de volgende iteratie van vier tot zes weken ingepland met gebruikersverhalen en onderliggende taken. Deze aanpak heeft een aantal grote voordelen:

Het implementeren van ERP software
  • Met deze aanpak wordt voorkomen dat men aan het einde van het project cruciale taken open heeft staan, die bij uitvoering tot andere inzichten kunnen leiden;
  • Tevens wordt alles tussendoor meerdere keren getest, waardoor eventuele problemen in een vroeg stadium ontdekt worden;
  • Gebruikers van de klant zullen zelf de tussentijdse tests uitvoeren, wat ervoor zorgt dat zij tussentijds opgeleid worden en daarmee zelf de kennis in huis halen. Enorm handig voor het moment van ingebruikname van het ERP-pakket en de periode erna.

Fase voor livegang

Nadat alle deelprocessen, gebruikersverhalen en taken opgeleverd zijn, staat er een eerste versie van het ERP-pakket. Met deze versie worden de eindgebruikers getraind, zodat zij hun eigen deel van het proces met het ERP-pakket kunnen uitvoeren. Het kan zijn dat hier nog punten uitkomen die wellicht tussentijds over het hoofd gezien zijn. Gezamenlijk wordt dan besloten of deze punten nog uitgevoerd worden, of dat deze na livegang opgepakt worden. De prioriteit van deze punten zullen hier logischerwijs doorslag in geven. Na het eventueel aanpassen van de laatste punten, wordt er dan een definitieve versie opgeleverd. Deze versie zal dan nog uitvoerig getest worden, waarna men zich opmaakt voor de livegang van het nieuwe ERP-pakket

Livegang

Een livegang bij Blisss kenmerkt zich door veel overleg binnen het projectteam (van Blisss en opdrachtgever) en het opstellen van een draaiboek. Een draaiboek waarin alle belangrijke zaken van dag tot dag beschreven staan. Het moment van ‘livegaan’ is altijd spannend. Dat is ook de reden dat onze consultants op locatie aanwezig zullen zijn, om eventuele vragen direct op te vangen.

Na livegang

Na livegang staat onze supportdesk paraat voor onze klanten. Ook zullen eventuele punten die doorgeschoven zijn, weer opgepakt worden door de consultants. Wanneer we er allemaal klaar voor zijn, dan zullen we met het gele projectteam gaan proosten op de afronding van het project. Want dat mag gevierd worden!

Spreekt onze projectaanpak u aan én wilt u aan de slag met ERP? Neem dan vrijblijvend contact met ons op!

Nieuwsoverzicht

Geplaatst op