Digitalisering voor projectmatige bedrijven: 4 Tips

Hetzelfde resultaat; op een andere manier

Waar voor veel bedrijven digitalisering in de afgelopen jaren een onderdeel van de strategie was, is het nu op korte termijn noodzaak geworden. Waar mogelijk wordt men gevraagd thuis te werken terwijl het bedrijf ‘gewoon’ door moet draaien. Bij projectmatige organisaties is dit een grote uitdaging, omdat communicatie en samenwerking centraal staan. Sommige bedrijven zijn daar bij genoodzaakt om toch personeel op de fysieke locatie door te laten werken, maar ook bij deze bedrijven zal een deel van de dienstverlening veranderen. In dit blog hebben we 5 tips opgesteld voor projectmatige bedrijven om met digitalisering aan de slag te gaan.

1. Investeer in samenwerking en communicatie

Een project ‘managen’ is een vak apart; het is een kunst als je de vaart in een project wil houden. En vaak doe je een project niet alleen want er zijn vaak meerdere mensen bij betrokken. Taken moeten gedelegeerd worden en men moet op de hoogte worden gesteld van de vorderingen. Om die samenwerking te stimuleren is een goede communicatie essentieel.

Binnen Blisss, maar ook bij onze klanten, moedigen we vanuit die filosofie Microsoft Teams aan. Deze applicatie vormt steeds vaker het hart van de organisatie als het gaat om communiceren en samenwerken intern en extern. De applicatie biedt uitgebreide mogelijkheden om te (video) bellen, chatten én real-time samen te werken op slechts één platform. Als je al van Microsoft producten gebruik maakt biedt dit vooral een uitkomst; tezamen komen applicaties zoals Word, PowerPoint, Excel, OneNote én Planner. Bovendien kun je met Power BI rapportages vertonen en met PowerApps Apps integreren. Je kunt bovendien gebruik maken van een tal andere standaard connectoren. Hoe dit werkt? Dat lees je hier!

Tip: Momenteel biedt Microsoft een 6-maanden trial aan om de functionaliteiten gratis uit te proberen. Wil je deze aanvragen? Klik dan hier!

2. Zorg voor een overzichtelijke, toegankelijke projectenadministratie

Om te weten wat er speelt binnen de organisatie is een projectenadministratie van groot belang. Maar waar moet je rekening mee houden in een projectenadministratie? Om te beginnen is de fasering van een project van belang. Door hier een structuur in aan te brengen wordt het overzichtelijk en kun je eenvoudig inschatten in hoeverre het project af is. Bovendien is het mogelijk in Business Central om verschillende fases uit een project te kopiëren. Bij de opstart van een nieuw project kunnen deze eenvoudig worden meegenomen, waardoor er op dat punt juist weer efficiëntie wordt behaald. Een tweede punt is het in detail budgetteren van resources en artikelen. Hoe specifieker dit wordt gedaan onder de bovenliggende fases, des te beter je tijdens het project weet hoe je er voor staat: de voor- en nacalculatie. Tot slot, kunnen slimme rapportages helpen om projecten en bijvoorbeeld resources te sturen met een succesvol project.

Binnen Blisss werken we met de standaard overzichten van Microsoft Dynamics 365 Business Central. Daarnaast hebben we innovatieve rapportages gemaakt in Microsoft Power BI die we makkelijk aansluiten op een organisatie. Zo hebben we nóg meer inzicht en weten we wat er speelt. Wilt u meeer informatie over de mogelijkheden van Power BI? Klik dan hier.

3. Documentatie op orde, en overal toegankelijk

Bij een klant de documentatie kunnen raadplegen of deze kunnen delen met collega’s binnen of buiten het traject. Essentieel, om de continuïteit en efficiëntie te bewaken. Kies daarvoor voor een goede plek om zaken op te slaan. Dit kan op een eigen server zijn, of in een cloud locatie (afhankelijk van de grootte). Binnen Blisss maken we daarvoor gebruik van SharePoint en OneDrive. Deze applicaties kennen een aantal voordelen. Net als op een server kan men bepalen wat men wel en niet mag zien. Bovendien is het mogelijk direct te synchroniseren met de computer, zodat je niet constant naar een online locatie hoeft te gaan. Bovendien, als je werkt met Office 365 is het zelfs mogelijk real-time samen te werken in bestanden en gebruik te maken van een actief versiebeheer.

Over gaan naar een nieuwe bestandslocatie kan bovendien een mogelijkheid geven om de huidige documentstructuur te herzien en hier verbetering in aan te brengen. Denk daar bij aan goede naamgeving, zakelijke/persoonlijke mappen, map-templates et cetera.

4. Kijk naar de integraties die van toepassing zijn

In feite kan er met een Microsoft Dynamics 365 Business Central al een oplossing worden geboden voor een complete administratie. Zo is het project een centraal punt in het systeem, dat wordt ondersteund door modules voor inkoop, verkoop, boekhouding en service. Maar, om het project nog slimmer te maken zijn er ook integraties met oplossingen van derden mogelijk die het werk een stuk makkelijker maken! Denk daar bij aan integratie met tekenprogramma’s, een planning en een service app.

Integratie met tekenprogramma’s        

Veel van de industrieel ontwerpen worden tegenwoordig gemaakt in programma’s zoals Solid Edge of Solid Works. De uitkomst van het ontwerp bestaat uit een 3D-tekening, met daarin alle onderdelen van het product. Bij machines kan het gaan om een groot aantal onderdelen die de stuklijst van een machine vormt. Deze stuklijst importeren in ERP kan een behoorlijke klus zijn. Maar, er zijn integraties om deze programma’s te integreren met ERP en de stuklijsten automatisch in te laten laden. Handig, toch?

Visuele Planning

Wanneer er meerdere projecten tegelijk lopen is een visuele planning van groot belang. Door op zowel taken als resources te kunnen plannen kan men overzicht houden over capaciteit en beschikbaarheid. Bij Blisss maken we gebruik van de Visual Job Scheduler van Netronic. Deze oplossing biedt een gebruiksvriendelijke, snelle invoer van projecten door gebruik te maken van uitstekende drag & drop functionaliteit. Bovendien kan men in de planning afhankelijkheden creëren, wat gewoonlijk niet met Business Central kan.

Meer weten over de integraties die wij ondersteunen bij Blisss? Download dan onze brochure.

5. Kies een duidelijke workflow

Als er meerdere mensen aan één project werken en/of meerdere onderdelen elders ook worden gebruikt is het van belang dat de gehanteerde werkwijze uniform is. Dit begint al in een vroeg stadium van het ontwikkelproces, waarbij je afspraken maakt over artikelen, prijzen en de opbouw van een project. Hoe beter je dit van te voren afspreekt, des te minder ‘vervuiling’ er optreedt en hoe minder vaak men vragen hoeft uit te zetten. Dit komt ten goede van de efficiëntie!

Wil je meer weten over het digitaliseren van uw projectmatige organisatie? Neem dan contact op met Blisss!

Nieuwsoverzicht

Geplaatst op