De digitale werkplek, met deze vijf tips start jij de transformatie

De digitale werkplek, met deze vijf tips start jij de transformatie

18 juni 2019

Effectief werken in de toekomst betekent flexibel kunnen zijn. Dit realiseer je door de mogelijkheden van werknemers zó in te richten, zodat ze op de dynamiek kunnen anticiperen en reageren. De werksituatie is daarbij van groot belang. Werken, waar en wanneer je maar wilt met de toepassingen die voor jouw organisatie relevant zijn. Doet jouw organisatie hier niet aan mee? Dan loop je waarschijnlijk achter op je concurrentie. Snel kunnen schakelen is namelijk een must in de dynamiek van vandaag de dag. In dit artikel nemen we je mee in hoe je jouw organisatie digital-ready maakt.

Digitaal werken, wat is het precies?

Digitaal werken betekent werken in slechts één online omgeving die je kunt benaderen vanaf waar en wanneer je dat maar wilt. Slechts één platform waar je alle applicaties vindt die ondersteuning bieden bij al je werkzaamheden. Voorbeelden hiervan zijn documentverwerking en -opslag, en de interne- en de externe communicatie met collega’s of klanten. Met de digitale revolutie die nu aan de gang is, zijn dit soort zaken niet meer weg te denken uit de huidige manier van werken. Het verandert niet alleen de manier van werken, het verandert ook zaken die wij als organisatie op een bepaalde manier hebben ingericht. Denk daarbij bijvoorbeeld eens na over de rol van de IT-manager, of de inrichting van het kantoor. Allemaal zaken die veranderen, en waar jouw organisatie op moet kunnen inspelen.

De voordelen op een rijtje.

En zijn een aantal voordelen van digitaal werken te benoemen. Te beginnen met de toegankelijkheid van informatie. Door deze online op te slaan heb je op welk moment, waar dan ook, toegang tot de informatie die voor jou van belang is. Ten tweede wordt het uitwisselen van informatie een stuk gemakkelijker, zowel intern als extern. Met digitaal werken is het namelijk makkelijk om documenten te versturen maar ook zeker om ze ‘gedeeld’ op te slaan. Ook is het makkelijker om grotere hoeveelheden informatie te delen en informatie te analyseren. Per slot van rekening biedt het ook nog eens voordelen voor het milieu!

Tip 1: Stel een gedegen plan op

Zonder een goed plan is het lastig om iets goed uit te voeren. Om een plan te maken zijn er een aantal zaken essentieel. Ten eerste dien je te kijken naar behoeften en doelstellingen van de organisatie. Breng daarbij in kaart welke toepassingen nu en in de toekomst relevant zullen zijn om te kunnen werken. Daarnaast dien je je af te vragen welke functionaliteiten het platform moet gaan bieden. Ook moet je de gebruikers van het platform enthousiasmeren en dien je de implementatie nét zo serieus te nemen als de live omgeving van het platform. Het succes wordt namelijk al bepaald in de voorbereiding. Als alles vervolgens goed is ingericht kun je dit communiceren naar de omgeving en is het van belang om het platform goed te onderhouden.

Tip 2: Betrek medewerkers en zorg voor een goede informatievoorziening

Goede communicatie en betrokken werknemers zijn van groot belang om succesvol te zijn bij de stap naar digitaal werken. In de praktijk zien we dat organisaties vaak over een intranet beschikken waar zij zaken delen die voor de algemene organisatie van toepassing zijn. Ook zien we dat organisaties een gedeelde mappenstructuur bijhouden. Om de adoptie van de informatie te vergroten is het hierbij van belang dat zaken hierin gebruiksvriendelijk en uitgebreid zijn. Denk bijvoorbeeld aan een goede zoekfunctie om gemakkelijk bestanden op te zoeken. Bovendien is het nooit verkeerd om werknemers te betrekken door het voortdurend om feedback te vragen. Verstuur bijvoorbeeld eens een survey of start een poll op jouw intranet!

Tip 3: Stel duidelijke richtlijnen

Weten waar je iets voor kunt gebruiken en hoe je het moet gebruiken. Voor werknemers is dat essentieel om te weten, en als je dat op een rijtje hebt vergroot je het adoptie proces. Dankzij heldere onderbouwing in trainingen en informatiesessies zorg je ervoor dat je werknemers goed geïnformeerd blijven. Stel ook duidelijke kaders in wat wel en wat niet te doen, op die manier houd je het simpel voor een leek en zorg je ervoor dat je goed kan werken!

Tip 4: Kies voor moderne, bewezen technologie

Als je kiest voor digitaal werken is het van groot belang dat de ondersteunende technologie werkt. Hiervoor zijn verschillende technologieën toepasbaar. Eén van de mogelijkheden hiervoor is het Windows besturingssysteem van Microsoft en het Office 365 platform. Daarmee schaf je eigenlijk in één keer alle zakelijke toepassingen aan en hoef je het enkel nog maar in te richten. Maar let op, met de opkomst van de cloud is er eigenlijk steeds meer mogelijk. Denk bijvoorbeeld aan toepassingen met betrekking tot AI (kunstmatige intelligentie), zoals chatbots die als digitale collega’s fungeren. Hoe tof is dat? In ieder geval voldoende stof om over na te denken!

Tip 5: Blijf innoveren, blijf relevant

Voortdurend vooruit blijven denken. Dat is een streven dat hoog op de prioriteitenlijst moet staan wanneer je als organisatie wil blijven innoveren. En dat past ook wel in het straatje van ondernemen, toch? Als je innoveert blijf je relevant, en zo geldt het ook voor technologie. Blijf daarom altijd je digitale omgeving verbeteren met nieuwe functionaliteiten, nieuwe technologieën en informatie. Zo zorg je er voor dat het geen kracht verliest en blijft het platform relevant.

Wilt u aan de slag met digitaal werken? Neem dan contact op met Blisss en laat u adviseren!

 

Nieuwsoverzicht

Geplaatst op 18 juni 2019