Van weerstand tot acceptatie: de rol van verandermanagement

Overstappen naar een nieuw softwarepakket is meer dan een simpele klik op de knop. Het vergt een zorgvuldige aanpak waarbij technische, organisatorische en menselijke aspecten samenkomen. En het menselijke aspect wordt nogal eens vergeten…

Medewerkers zijn gewend aan bestaande systemen en processen. En elke verandering kan weerstand oproepen. Het succes van een software-implementatie hangt daarom niet alleen af van de technische aspecten, maar ook de mate waarin medewerkers overtuigd zijn van de voordelen en bereid zijn om de nieuwe software te omarmen. De veranderscan en workshop van Blisss zijn handige tools die bedrijven voorafgaand de implementatie een goed inzicht bieden in hoe veranderingsbereid jouw organisatie is. In deze blog delen we onze visie met betrekking tot verandermanagement.

Het belang van verandermanagement

Verandermanagement gaat over het begeleiden van individuen, teams en organisaties van de huidige staat naar een gewenste toekomstige staat. Binnen de context van een software-implementatie focussen wij vooral op het creëren van bewustwording rondom de veranderingen die nieuwe software met zich mee kan brengen.

Waarom dit onderscheid? Terwijl het belangrijk is om medewerkers door het proces van verandering te leiden, is het cruciaal om bewustwording te creëren rondom de impact van deze veranderingen. Daarnaast faciliteren we gesprekken om betrokkenheid en begrip bij medewerkers te stimuleren. Echter, hoewel we ons inzetten om organisaties te ondersteunen bij deze veranderingen, hebben we niet de tools of capaciteit om op te treden als verandercoach. Voor uitgebreide begeleiding op het gebied van verandermanagement, kan het raadzaam zijn om een gespecialiseerde, onafhankelijke partij in te schakelen. Dit zorgt voor een objectieve kijk en voorkomt mogelijke belangenverstrengeling.

De vier kritische succesfactoren voor verandermanagement

Uit onderzoek blijkt dat er vier kritische succesfactoren zijn voor een geslaagd veranderproject: Verandernoodzaak, Leiderschap, Veranderaanpak en Veranderaar. Deze factoren leggen de basis voor een succesvolle implementatie van elke verandering binnen een organisatie.

1. Verandernoodzaak: gaat over de vraag in welke mate de noodzaak, meestal een combinatie van externe druk en intern gevoeld belang, onderkend en erkend wordt. En wat is de mate is van urgentie, gelet op ontwikkelingen in de omgeving.

2. Leiderschap: gaat over het vermogen van leidinggevenden om de beoogde verandering vorm te geven. In essentie wordt hier gevraagd naar de mate waarin leidinggevenden in staat zijn veranderingen te leiden.

3. Veranderaanpak: dit zorgt voor de acceptatie, de invoering en het blijvend succes van de beoogde verandering. Denk hierbij aan de hoeveelheid tijd en aandacht die hieraan wordt besteed en hoe de voortgang en de resultaten worden gedeeld.

4. Veranderaar: dit gaat om welke personen het veranderproces kunnen begeleiden en wie bepalend zijn bij de uitvoering. Dit kunnen leidinggevenden zijn, maar ook projectmanagers, key-users en stafmedewerkers. Bijvoorbeeld hoe zij voorzien worden van de juiste training en opleiding.

Om te zorgen dat deze succesfactoren effectief worden gerealiseerd in een software-implementatieproces, zijn er specifieke acties en benaderingen die bedrijven kunnen toepassen:

Communicatie is key. Vooral relevant voor ‘Verandernoodzaak’ en ‘Veranderaanpak’. Het informeren van medewerkers over de veranderingen speelt een cruciale rol bij het erkennen van de noodzaak van de verandering.

Benadruk de voordelen. Dit helpt bij het onderstrepen van de ‘Verandernoodzaak’ en kan ook aansluiten bij het aspect van ‘Leiderschap’ waar leiders de richting van de verandering aangeven.

Training en ondersteuning. Dit is direct gerelateerd aan ‘Veranderaar’. Door het bieden van training en ondersteuning zorg je ervoor dat de juiste mensen de tools en kennis hebben om de verandering te begeleiden en te realiseren.

De veranderscan en workshop van Blisss – Een cruciale stap voor aanvang van het implementatietraject

Verandermanagement Bij het implementeren van Business Central is het essentieel om niet alleen naar de technische aspecten te kijken, maar ook naar de menselijke impact. De klantenworkshop van Blisss is specifiek ontworpen om dit aspect aan te pakken. Hoewel de workshop uit diverse onderdelen bestaat, ligt de nadruk vooral op het faciliteren van een dialoog tussen de verschillende key-users. Het uiteindelijke doel? Bewustwording creëren over de impact van de implementatie van Business Central.

De veranderscan die voorafgaat aan de workshop, is een instrument om het verandervermogen van de klantorganisatie te peilen. Deze wordt ingevuld door de key-users, de opdrachtgever en de projectleider van de klant. Het unieke aan onze aanpak is dat we de key-users aanmoedigen om de scan in te vullen vanuit hun specifieke afdelingsperspectief. Maar de cijfers en resultaten van de scan vertellen slechts een deel van het verhaal. De echte waarde zit in de gesprekken tussen de key-users tijdens de workshop. Door te bespreken waarom een bepaalde score aan een stelling is gegeven, krijgen we een duidelijker beeld over de houding en verwachtingen van de medewerkers ten op zichte van komende veranderingen. Dit helpt ons om de implementatie nog beter af te stemmen op de behoeften en zorgen van de organisatie.

Ben jij klaar voor verandering? Kom er samen met ons achter!

Ben jij je momenteel aan het oriënteren op een nieuw softwarepakket voor je bedrijf en heb je vragen over onze projectaanpak? Laat het ons weten en nemen graag contact met je op om er meer over te vertellen.