Met deze 8 tips haal je meer uit je ERP-systeem

De aanschaf van het ERP-systeem is voor de meeste bedrijven een belangrijk onderdeel van het digitaliseringsproces. Zoals een robot voor gebruik eerst goed geprogrammeerd dient te zijn, zo ook het ERP-systeem. Anders loop je het risico dat het niet voldoet aan jouw verwachtingen en niet iedereen in de organisatie even positief over het systeem is. Er ontstaan dan situaties waarbij bijvoorbeeld een inkoper de prijzen niet in het systeem kan plaatsen en het in Excel blijft bijhouden. Dit soort situaties wil je voorkomen. Je hebt immers niet voor niks in het ERP-systeem geïnvesteerd.

In deze blog geeft Blisss een aantal tips om het ERP-systeem optimaal voor je te laten werken.

1) Onderzoek vooraf welk systeem past

Niet ieder ERP-systeem is juist voor jouw bedrijf. Je selecteert een passend systeem door je eigen processen in kaart te brengen. Let daarbij op zowel de huidige als toekomstige wensen. Ga je bijvoorbeeld met e-commerce werken en wil je op termijn uitbreiden naar het buitenland? Stel dan vooraf de vragen: zit deze functie in het systeem en kunnen we dit goed inrichten op een manier die bij ons past? Wil je meer hierover lezen? Blisss heeft een Whitepaper: Van jouw bedrijfsproces naar het juiste ERP-pakket. Het staat boordevol nuttige informatie.

👉 Bij Blisss helpen we bedrijven bij het implementeren van de ERP-software Microsoft Dynamics 365 Business Central.

2) Test altijd grondig na de implementatie

Zorg ervoor dat je na de implementatie altijd goed test. Zo waarborg je dat alles werkt zoals is bedoeld. Dit is écht key.

3) Stel de vraag: is het noodzakelijk zaken extra in te richten?

Is het systeem geïmplementeerd en werk je er inmiddels een tijdje mee. Bekijk dan welke functies missen en of het relevant is deze te implementeren. Hiervoor ga je in gesprek met je medewerkers.

4) Vernieuwen is niet doen wat je altijd deed in een nieuw jasje

Een klassieke fout bij de aanschaf van een ERP-systeem is dat bedrijven niet op een nieuwe manier gaan werken. Ze blijven doen wat ze in het vorige systeem ook deden, maar het nieuwe systeem heeft nieuwe methodieken en functionaliteiten. Blijf je op de oude manier werken, dan stop je als het ware de motor van een Fiat in een Ferrari. Dat is zonde! Je wilt juist de kennis van het nieuwe systeem gebruiken. Gebruik daarom de kennis die is verweven in de applicaties, profiteer van de best practices van duizenden andere bedrijven. Doe je dit niet, dan ontkom je bijna niet aan maatwerk. Dit maakt je afhankelijk van een derde partij. Bovendien maakt het jouw ERP mogelijk onnodig complex.

5) Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden

Hebben jullie niet voldoende IT-kennis in huis? Zorg voor een IT-partner die bij je past en die je kan begeleiden bij de implementatie van het ERP-systeem. Door een partner in te schakelen die jouw business begrijpt, wordt je begeleidt in het beter begrijpen van het systeem.

6) Monitor de resultaten van het ERP-systeem

Het is belangrijk draagvlak voor de digitalisering binnen de organisatie te creëren en te behouden. Monitor daarom de resultaten van het ERP-systeem en deel deze met collega’s. Op die manier is iedereen op de hoogte van de toegevoegde waarde van het ERP-systeem.

7) Ontwikkel succesvolle trainingen

Train je medewerkers. Als IT-leverancier kunnen we dit niet vaak genoeg benadrukken. Geef niet alleen een knoppentraining, maar help medewerkers ook te begrijpen wat een ERP systeem doet en waarom het systeem zo belangrijk is voor de organisatie. Zo haal je het meeste uit het ERP systeem.

8) Fris het geheugen van medewerkers op

Wat we veel zien is dat technische kennis binnen organisaties na verloop van tijd verwatert. Daarbij worden functionaliteiten op andere manieren dan bedoeld gebruikt. Dit kun je voorkomen door jaarlijks trainingen te organiseren waar je nog eens goed door het systeem heen gaat. Bovendien kom je hiermee ook tegemoet aan de behoefte van van nieuwe medewerkers.

De bovenstaande tips laten zien dat een succesvolle implementatie en gebruik van een ERP-systeem tijd en aandacht vergt. Loop jij vast in het proces? Team Blisss staat voor jou klaar. Neem contact op via info@blisss.nl of bel 024 3737968. En vergeet ons Whitepaper: Van jouw bedrijfsproces naar het juiste ERP-pakket niet te downloaden.