Ben jij al bekend met de integratiemogelijkheden van Microsoft 365 en Business Central?

De integratie tussen Microsoft Dynamics Business Central en Microsoft 365 is cruciaal voor bijna alle bedrijven. Beide platformen zijn nauw met elkaar verbonden, waardoor er handige integraties ontstaan. In dit blogartikel worden de verschillende platformen van Microsoft 365, zoals Teams, OneDrive/SharePoint, Word, Outlook, PowerPoint en Excel, opgesomd met de belangrijkste integratie-opties vanuit Business Central.

Van het zoeken van details over contacten in Teams tot het openen en bewerken van gegevens in Excel, de integraties zorgen voor efficiëntie en verbetering in het dagelijkse werk. Bijvoorbeeld: je kunt door middel van de OneDrive integratie eenvoudig relevante documenten opvragen, of via Outlook direct een order aanmaken en klantinformatie inzien. Ook Power BI-rapporten kunnen worden geïntegreerd in PowerPoint-presentaties en bewerkt worden. Kortom, de integraties tussen Microsoft 365 en Microsoft Business Central dragen bij aan een soepelere workflow.

Outlook & Business Central:

Eén van de meest gebruikte communicatiemiddelen in het bedrijfsleven is nog altijd mailen. Hoogstwaarschijnlijk start je jouw dag met het openen van de mail om vanuit daar direct alle binnengekomen berichten te verwerken. Of je zet natuurlijk eerst een lekkere bak koffie zodat je met goede moed de dag kan starten. Wij oordelen niet. 😉 We checken in ieder geval meerdere malen per dag onze mail.

Een ander programma waar je veel mee werkt is het ERP-systeem (Microsoft Dynamics 365 Business Central). Alle informatie met betrekking tot klanten, leveranciers, prospecten, verkooporders, inkooporders et cetera is hier opgeslagen. Normaal gesproken zou je de hele tijd moeten schakelen van het ene programma (Outlook) naar het andere (Business Central). Dat kan erg tijdrovend zijn. Hoe handig is het als je jouw mailbox niet meer hoeft te verlaten en vanuit daar alle informatie kunt raadplegen zonder apart het ERP-systeem erbij te hoeven pakken? Goed nieuws: dat is mogelijk!

Je kunt Microsoft Outlook en Microsoft Dynamics 365 Business Central namelijk met elkaar integreren. Dát noemen we bij Blisss efficiënt werken. We laten je graag zien wat er mogelijk is binnen Outlook om jouw (werk)leven een stuk makkelijker te maken.

Enkele voorbeelden van de integratie tussen Outlook en Business Central zijn:

• Via Outlook contactinzichten inzien: Openstaande saldo’s, relevante contactinformatie en openstaande documenten. Hierdoor heb je direct een beeld van wie dit contact is met daarbij relevante informatie.
• Via Outlook direct een order aanmaken: Artikelnummer kan herkend worden vanuit de mail, vanuit hier kan direct een order aangemaakt worden die je ook terugziet in Business Central.
• Klantinformatie: Je kunt kiezen uit lopende/geboekte verkoopoffertes, verkooporders, verkoopfacturen, verkoopraamcontracten, verkoopretourorders, of verkoopcreditnota’s. Deze kunnen vanuit de Outlook integratie allemaal direct ingezien worden vanuit Business Central.
• De optie om een verkoopofferte, verkoopfactuur, verkooporder, verkoopcreditnota, inkoopfactuur, inkoopcreditnota of een inkooporder aan te maken vanuit de mail en ook direct te versturen.

Teams & Business Central:

Velen van jullie zullen Microsoft Teams al gebruiken als het communicatiemiddel binnen de organisatie. Hoe handig is het om even snel via Teams een berichtje sturen naar die ene collega die een paar  bureaus verder zit, in plaats van er helemaal heen te lopen en erachter komen dat diegene in gesprek is? Sinds de Covid-19 pandemie is online communiceren eigenlijk niet meer weg te denken.

Microsoft Teams biedt niet alleen de mogelijkheid om op afstand te communiceren, maar ook om details over klanten, leveranciers en andere Business Central-contacten op te zoeken, interactiegeschiedenis en gerelateerde documenten te bekijken en contactgegevens met gemak te delen in een gesprek. Bovendien is het gemakkelijk om een koppeling naar een Business Central-record te kopiëren en plakken in een Teams-gesprek. Enkele voorbeelden van de integratie tussen Teams en Business Central zijn:

• Je kunt in Microsoft Teams details over klanten, leveranciers en andere Business Central-contacten opzoeken. Er is niet alleen toegang tot algemene informatie, maar ook toegang tot interactiegeschiedenis, gerelateerde documenten en veel meer.
• Contactgegevens delen in een gesprek. Hiervoor kan je met één handomdraai alle contactgegevens van een contactpersoon in één opslag zien.
• Een koppeling naar een Business Central-record kopiëren en plakken in een Teams-gesprek.

Excel & Business Central:

We kennen het allemaal, Microsoft Excel. Het is de trouwe partner van veel mensen in de zakelijke wereld, en dat is niet zonder reden. Excel maakt het ons makkelijker om gegevens op een overzichtelijke manier weer te geven, te analyseren en te bewerken. Of je nu cijfers wilt vergelijken, grafieken wilt maken of formules wilt gebruiken, Excel staat voor je klaar.

Wanneer Excel wordt gebruikt in combinatie met Business Central, kun je bedrijfsgegevens eenvoudig integreren en analyseren, wat leidt tot meer geïnformeerde beslissingen en efficiëntere processen. Enkele voorbeelden van de integratie tussen Excel en Business Central zijn:

• Dankzij de Excel integratie vanuit Business Central kun je nagenoeg alle gegevens openen en veelal ook direct bewerken in Excel. Hierdoor krijg je een live overzicht van bijvoorbeeld je artikelen, klanten of leveranciers. Zo voeg je in een handomdraai nieuwe records toe en voer je snel in batchupdates door. Excel onthoudt hierbij de logica die je van Business Central verwacht.
• Naast het bewerken in Excel, kun je ook je rapporten hierin opmaken en automatisch laten bijwerken in de Excel file die je gewoon op je desktop kan laten staan.

OneDrive/Sharepoint & Business Central:

Microsoft SharePoint en OneDrive zijn twee krachtige tools die elkaar aanvullen. SharePoint is een platform voor samenwerken en documentbeheer, waar je projecten, teamsites, bestanden en andere content kunt delen en samenwerken. OneDrive is je persoonlijke online opslagplek, waar je documenten, foto’s en andere bestanden kunt opslaan en bewerken. Samen maken ze het super eenvoudig om samen te werken en content up-to-date te houden, zonder te hoeven zoeken naar de laatste versie van een bestand. Dus, of je nu een presentatie aan het samenstellen bent voor je team, of alleen maar je foto’s wilt opslaan, SharePoint en OneDrive hebben je back.

Ook deze twee tools hebben een sterke integratie met Business Central, enkele voorbeelden hiervan zijn:

• Vaak worden in Business Central relevante documenten opgeslagen bij artikelen, klanten of orders. Dankzij de OneDrive integratie kun je eenvoudig deze bijlages naar je eigen OneDrive halen en verder gaan met bewerken.
• Daarnaast is het erg handig om vanuit een document alle gekoppelde bijlages snel en eenvoudig te delen met je collega’s.

Word & Business Central:

Microsoft Word is dé tekstverwerker waar we niet zonder kunnen. Het is de ultieme sidekick voor al onze schrijf- en notitiebehoefte. Of je nu een rapport voor school of werk aan het maken bent of gewoon wat snelle notities wilt vastleggen, Microsoft Word maakt het mogelijk.

Enkele voorbeelden van de integratie tussen Word en Business Central zijn:

• Dankzij de integratie met Business Central kun je eenvoudig je document lay-outs opmaken met de gebruiksvriendelijke interface van Microsoft Word.
• Daarnaast kun je met zogenaamde sjablonen of templates werken, die je vervolgens kan gebruiken in bulkcommunicatie richting klanten of om de onboarding van bijvoorbeeld klanten te professionaliseren.