Hoe houd je grip op een project?

In het vorige blogartikel deelden we 5 valkuilen waardoor jouw projectkosten hoger kunnen uitvallen dan is begroot. Deze week delen we onze visie op hoe je samen het beste grip kunt houden op een project. 

Blijf met beide benen op de grond staan 

Het is belangrijk om met een realistisch budget het projectproces in te gaan. In aanloop naar het project moeten beide partijen genoeg tijd steken in de voorbereiding. Wanneer de projectorganisatie genoeg kritische vragen stelt aan de klant, zal het vanzelf steeds duidelijker worden wat er allemaal dient te gebeuren tijdens het project en hoe een realistische scope eruit ziet.  

Wat als tijdens de voorbereiding duidelijk wordt dat de scope daadwerkelijk te groot is? Probeer dan samen tot de conclusie te komen dat het project wellicht in een fase één en twee opgeknipt dient te worden, zodat het wél behapbaar blijft voor beide partijen. Leg goed vast wat de gemaakte afspraken zijn en wie welke taken op zich neemt.  

Bespreek ook goed wat er niet wordt gedaan. Zo is het uiteindelijk voor iedereen 100% helder hoe invulling wordt gegeven aan het project. Verder is het ook verstandig dat er rekening wordt gehouden met de risicofactoren die zich tijdens een project kunnen afspelen. Als dit wordt meegenomen in de schatting van de projectkosten komt het niet als een donderslag bij heldere hemel als er tijdens het project een tegenvaller is. 

Vertrouwen is goed, controleren is beter 

Het is aan te raden om tussentijdse evaluatiemomenten in te plannen. Wanneer je tijdens het project evaluatiemomenten inplant, is het totaalplaatje veel beter te overzien. Wanneer er meerdere evaluatiemomenten ingepland worden, blijft iedereen op de hoogte en kunnen ze ook wennen aan eventuele veranderingen die nodig zijn. Bij Blisss noemen we deze methode de ‘Sprint-Methodiek’. 

Als je praat over evaluatiemomenten is het belangrijk om beide partijen verantwoordelijkheid mee te geven van te voren. Zo zien beide partijen het belang van deze evaluatiemomenten in en raakt iedereen automatisch meer betrokken bij het project. Zo krijgt de klant ook meer inzicht en awareness over het project. Dit maakt het beter om ‘grip’ te krijgen op de situatie. Bij Blisss sturen we wekelijks de factuur naar de klant. Zo heb je beide goed voor ogen wat er die week allemaal gebeurt is. Vervolgens is het wel de verantwoordelijkheid van de klant om het daadwerkelijk wekelijks te checken. 

Een verantwoordelijke klant weet al voordat de factuur komt, min of meer hoe het project loopt. Een directeur die op afstand blijft, ziet pas op het einde van het hele project een bonnetje. Hier is geen sprake van grip en dat kan voor wrijving zorgen. 

Transparantie

Om op de meeste effectieve manier grip te houden op het project voeren we bij Blisss een open administratie. We geven de klant door middel van de tool JIRA een volledig inzicht in tickets, zodat ze zelf betrokken zijn en zich verantwoordelijk voelen tijdens het project. 

Ons projectteam bestaat uit een mix van junioren, medioren en senioren. We proberen altijd met de klant mee te denken over de beste invulling van werkzaamheden. Zo kijken we of het mogelijk is om junioren tegen een goedkoper tarief in te zetten voor de standaard werkzaamheden. Daardoor kunnen zij meer ervaring opdoen en betaalt de klant minder dan dat je dit door een meer ervaren collega zou laten doen. Win-win dus! Onze medioren/senioren kunnen de junioren begeleiden en daarnaast de werkzaamheden uitvoeren waar hun expertise daadwerkelijk tot zijn recht komt. 

Hopelijk heb je iets gehad aan bovenstaande inzichten en kun je daardoor ook voortaan beter grip houden op je eigen projecten. Mocht je vragen hebben of graag samen een ERP-project willen starten? Neem contact met ons op en we bespreken graag samen met jou de mogelijkheden. 

👉 Als Microsoft Gold Partner helpen wij handelsbedrijven, productiebedrijven en zakelijke dienstverleners bij het implementeren van de ERP-software Microsoft Dynamics 365 Business Central. Lees meer over deze software op de volgende pagina.