Ben jij als groothandel of productiebedrijf al bekend met EDI?

Stapeltjes papierwerk op het bureau en overvolle mailboxen zijn niet meer van deze tijd. Met EDI (electronic data interchange) zorg je ervoor dat informatiestromen worden geautomatiseerd en dat alle relevante informatie overzichtelijk op de juiste plek in het systeem wordt opgeborgen.

Wellicht heb je weleens de EDI klok horen luiden, maar weet je niet precies waar de klepel hangt. In deze blog delen we de ins en outs omtrent EDI met je.

Wat is EDI en waarom is het zo handig?

EDI is het digitaal uitwisselen van documenten, denk daarbij aan orders, pakbonnen en facturen. EDI is handig voor bedrijven die via een platform willen communiceren met hun handelspartners. Stel dat je een aansluiting wil maken met drie handelspartners, dan kan het zijn dat de eerste partner in EDIFACT, de tweede partner in XML en de derde partner in CSV communiceert.

Met een EDI Service Provider communiceren de verschillende systemen met elkaar in één taal, ontstaat er geen Babylonische spraakverwarring en hoef je geen nieuwe taal aan te leren. Kortom, de EDI Service Provider maakt als een tolk een vertaalslag tussen de verschillende talen die de systemen spreken.

De voordelen van EDI op een rij

EDI biedt een aantal voordelen voor groothandels en productiebedrijven als het gaat om het managen van informatiestromen. We hebben er een aantal voor je op een rij gezet.

1 ) Altijd up-to-date informatie

Je hoeft niet meer om statusupdates te vragen en omgekeerd hoef je die ook niet meer aan klanten en leveranciers te verzenden. Dit gaat automatisch. Denk bijvoorbeeld aan orderstatussen met een WMS. Bij iedere status (gepickt, gepakt, etc.) kan een update worden verstuurd.

Met actuele gegevens ben je ook flexibeler. Mocht een klant onverhoopt een orderwijziging doorsturen dan kun je hier gemakkelijker op inspelen: mocht een order al helemaal ingepakt zijn, dan is het zonder EDI lastig deze nog te wijzigen. Indien die nog niet is verzonden, kun je deze met EDI vaak nog wijzigen en hiervan een update sturen naar het magazijn.

2 ) Moeiteloos gegevens uitwisselen met leveranciers en klanten

Krijg je een verkooporder binnen, dan wordt er automatisch een orderbevestiging verstuurd, zodat de klant direct op de hoogte is. Uiteraard geldt hetzelfde voor pakbonnen en facturen. Je kunt instellen dat die automatisch worden verzonden na ontvangst van de bestelling.

Verstuur en ontvang je verzendingen uit het binnen- en buitenland? Dan wordt automatisch informatie uitgewisseld over de verzendstatus en levering.

Kortom, met EDI gaat het uitwisselen van gegevens met zowel leveranciers als klanten veel sneller (of zelfs automatisch), waardoor de samenwerking nog soepeler verloopt.

3) Documenten raken niet meer zoek

Fysieke documenten raken nog weleens kwijt. Door overvolle mailboxen of een hoge werkdruk verliezen collega’s nog weleens het overzicht en worden facturen te laat betaald. Dit is met EDI verleden tijd. Zo komen facturen automatisch binnen in de juiste lijst met openstaande facturen.

4) Minder foutgevoelig

Doordat het uitwisselen van gegevens is geautomatiseerd worden er minder fouten gemaakt. Er hoeft niets te worden overgetypt en daarnaast is het makkelijk om data te valideren. Je kunt door het systeem allerlei checks laten uitvoeren, bijvoorbeeld: bestaat dit klantordernummer al in ons systeem, omdat mijn collega die reeds heeft ingevoerd? Zo kun je dus allerhande fouten voorkomen.

Er is ook sprake van een ‘controle centrum’, waarmee je het berichtenverkeer kunt monitoren. Zo kun je per dag zien hoeveel berichten er binnenkomen en uitgaan, en eventuele foutmeldingen opsporen. Als bijvoorbeeld een klant of artikel is geblokkeerd, wil je direct een melding hiervan krijgen, zodat dit opgelost spoedig kan worden opgelost.

Hoe ondersteunt Blisss jou bij het implementeren van EDI?

Bij Blisss zetten we EDI meestal op in Anveo, een add-on die aansluit op Microsoft Dynamics 365 Business Central/ Navision. Het betreft een functionele inrichting, waarbij geen programmeur aan te pas hoeft te komen.

Wil jij gebruik maken van EDI? Dan bekijken we eerst samen het proces en aan de hand hiervan maken wij een mapping van de verschillende berichten. Hierbij kan je kiezen of je een informatiestroom gedeeltelijk of volledig wilt automatiseren. Indien je voorkeur uitgaat gaat naar gedeeltelijke automatisering, kunnen collega’s met een klik het bericht (bijvoorbeeld een orderbevestiging) verzenden.

Vervolgens dienen de communicatiekanalen te worden ingericht aan de hand van hoe je berichten met elkaar wilt delen. Een bekend voorbeeld hiervan is via een FTP-server, waarin je berichten kunt up- en downloaden en foutmeldingen kunt opsporen.

Ben jij enthousiast over EDI? Laat het ons weten. Heb je behoeften aan een oriënterend gesprek dan kun je vrijblijvend contact met ons opnemen. Wellicht wil je eerst onze website bekijken. Dat kan hier.

Nieuwsoverzicht

Geplaatst op