Automatiseren: waarom, hoe en wat levert het op?

Het grootste goed van de mens is creativiteit. Met onze creativiteit vinden we onder andere oplossingen voor complexe zaken. De meeste mensen beleven plezier aan het inzetten van hun creatieve denkvermogen. Toch willen veel bedrijven uniforme werkwijzen in hun organisatie en dus automatiseren. Waarom eigenlijk? Uniformiteit en snelheid lijken in strijd te zijn met flexibiliteit en innovatie. Desalniettemin is standaardisering iets dat je binnen je bedrijf moet willen.

Ten eerste omdat anders meerdere keren dezelfde fouten binnen het bedrijf worden gemaakt. Ten tweede omdat het het inwerkproces van nieuwe collega’s versnelt. Als je bepaalde dingen op dezelfde manier doet, zijn nieuwe mensen sneller op de hoogte hoe het binnen de organisatie werkt. Tot slot, en deze is het gevolg van de eerdere twee, creëert uniformiteit meer duidelijk voor zowel klanten, leveranciers als je eigen mensen. Bepaalde processen verlopen op deze manier simpelweg sneller en efficiënter.

Hoe zorg je ervoor dat medewerkers uniform werken?

De grootste bottleneck bij uniformiteit is de discipline van je mensen; niet allemaal zullen ze voldoende discipline hebben om zich aan de standaardprocedures te houden. Op één of andere manier zal je dus uniformiteit moeten afdwingen. Een voorbeeld van afdwingen zijn de algemene voorwaarden die op iedere order worden gehanteerd. Misschien vergeten je mensen die soms mee te sturen. Dan ga je nadenken hoe je ervoor zorgt dat ze het niet meer vergeten.

Bij Blisss hebben we bijvoorbeeld een stukje geautomatiseerd met een declaratie app. In onze organisatie ontbrak het aan discipline om het declaratieformulier en de bonnetjes tijdig in te leveren. Dat bracht nogal wat gedoe. Lisa van de administratie was niet blij met deze manier van werken. Nu we een declaratie applicatie hebben, die is aangesloten op ons ERP systeem, lukt het collega’s wel om alles tijdig in te leveren. Software kan dus helpen bij het stukje discipline.

Vind een goede balans tussen uniformiteit en flexibiliteit

Zoals we in de inleiding aangegeven staan de twee groepen: snelheid en uniformiteit én flexibiliteit en innovatie tegenover elkaar. De uitdaging is om in geen van beide door te slaan en een goede balans te vinden. Dat doe je door goed te kijken welke processen je wel en welke je niet automatiseert.

Hoe bepaal je welke processen je automatiseert?

Wat je wel en niet automatiseert bepaal je door naar het onderscheidende vermogen van jouw bedrijf te kijken. Waar zijn jullie goed in? Waar kunnen jullie de creativiteit van jullie mensen goed gebruiken? Blisss adviseert zijn klanten op dit gebied. Wij zeggen regelmatig tegen onze klanten automatiseer als je denkt: dit is een belangrijk proces, maar hier zit niet onze toegevoegde waarde of hier kunnen we de creativiteit van onze mensen goed benutten.

Zorg ervoor dat de processen die je wilt standaardiseren simpel zijn. Daar kan software bij helpen, denk bijvoorbeeld aan het voorbeeld van onze declaratie app. Bliss helpt groothandels en productiebedrijven met het standaardiseren van processen middels softwarepakketten en ERP-systemen. Een groothandel heeft bijvoorbeeld standaard producten. Een order kan gemakkelijk worden geautomatiseerd want de medewerkers hoeven niet bij iedere order te overleggen hoe ze deze gaan uitvoeren.

Is het automatiseren van bepaalde bedrijfsprocessen een doel in jouw groothandel of productiebedrijf? We helpen onze klanten van A tot Z. Van het maken van de keuze: wat wél en niet automatiseren tot en met de implementatie van de software en de nazorg. Neem contact op met team Blisss voor een kennismaking. Bel 024 3737968 of mail naar info@blisss.nl. Je kunt ook onze website bekijken als je eerst meer over ons wilt weten.

Nieuwsoverzicht

Geplaatst op