Pas op voor volgende (project)valkuilen
Valkuil 1: De scope wordt breder getrokken dan dat die vooraf begroot is.
Wanneer er een project start, wordt de offerte in sommige gevallen, zowel aan de kant van de klant als bij de projectorganisatie, zo klein mogelijk gehouden. Wij ervaren, wanneer we uiteindelijk bezig zijn met het project, dat de klant graag meer wilt tijdens het project. Uiteraard zullen de kosten dan ook gaan stijgen.
Oplossing: Meer werk is voor ons geen probleem! Dan is het uiteraard wel belangrijk dat er vernieuwde en duidelijke afspraken gemaakt worden. Wees je daar allebei dus goed van bewust! Het is beter om er samen voor te kiezen om het oorspronkelijke project af te ronden en daarna een nieuwe fase in te gaan om de nieuwe wensen te realiseren.
Valkuil 2: Achteraf pas blijkt dat er verkeerde keuzes zijn gemaakt.
Wanneer de klant minder ervaring heeft op het gebied van projectmanagement, is diegene compleet afhankelijk van de projectmanager. De projectmanager kan de klant alleen helpen op het gebied van planning en budget. Wanneer er achteraf andere wensen en behoeftes van een klant boven water komen drijven, zal dat extra kosten met zich meebrengen om te realiseren.
Oplossing: Om dit voor te zijn gaan we bij Blisss eerst samen met de klant een diagnosefase in. Het is cruciaal dat de key-users bij het ontwerp van het proces (diagnose) al betrokken zijn. Het mag bijvoorbeeld niet zo zijn dat de directeur een maand voor de live-gang pas gaat kijken hoe het allemaal werkt.
Valkuil 3: Er is uiteindelijk te weinig tijd gereserveerd.
Dat kan altijd natuurlijk! De klant kan ook dingen onderschatten, net zoals dat aan onze kant kan gebeuren. Helaas zitten hier wel wat haken en ogen aan.. Uitloop van tijd heeft namelijk niet alleen consequenties voor de planning, maar daarmee komt het budget ook in de knel. Vanwege onder andere extra overleg uren of updates die nodig zijn.
Oplossing: Zorg voor voldoende tijd en draagvlak. Een ERP implementatie kost de betrokken personen over een periode van meerdere maanden vaak een dag per week. Dat vraagt teveel om even tussendoor te doen en daarom moet de tijd en ruimte hiervoor bewust gecreëerd worden die het verdiend.
Valkuil 4: Een bedrijf kan groeien en veranderen.
Dit gebeurt ook tijdens een project dat loopt binnen een bedrijf. Dit kan een langdurig project zijn en dan is het lastig wanneer er personeelswisselingen plaatsvinden. Dit kan aan beide kanten voor ‘problemen’ zorgen bij het projectmanagement op het gebied van planning en budget. Het kan namelijk gebeuren dat er dubbel werk gedaan moet worden of dat een personeelslid opnieuw een training moet volgen.
Oplossing: Zorg ervoor dat het project wordt gedragen door meerdere personen binnen de organisatie en leg niet al het werk bij één persoon neer. Door het werk te spreiden is het wegvallen van één persoon makkelijker op te vangen.
Valkuil 5: Er is niet duidelijk genoeg gecommuniceerd naar elkaar.
Hierdoor kunnen de afspraken over ‘wie wat doet’ en welke taken diegene heeft, niet worden nagekomen of zijn de afspraken tijdens een project onduidelijk.
Oplossing: Maak de rollen van betrokken personen aan elkaar kenbaar en betrek iemand op basis van zijn rol, niet omdat hij/zij tijd over heeft. Zorg ervoor dat bij meetings ook de personen aan tafel zitten die betrokken zijn bij het te bespreken onderwerp en dat bij belangrijke meetings de personen aan tafel de bevoegdheid hebben om te beslissen.
Je weet nu waarom het kan gebeuren dat de projectkosten hoger uitvallen dan begroot. Je hebt nooit 100% de controle over hoe het project zal gaan verlopen, aangezien je ook te maken hebt met externe factoren. Beide partijen kunnen zich het beste zo goed mogelijk proberen te focussen op zaken waar ze wel invloed op kunnen uitoefenen. In de blog van volgende week zoomen we dieper in op hoe je samen ervoor zorgt grip te houden op het project.
👉 Ben je van plan om binnenkort een ERP-traject te starten en ben je benieuwd hoe we dit samen stapsgewijs tot een succes kunnen brengen? Neem dan contact met ons op en wij kijken graag met je mee wat we voor elkaar kunnen betekenen tijdens een project.
